Era a semana mais movimentada do ano e a papelaria do bairro tinha fila na porta desde as oito. Às onze, acabou a fita de cetim usada nos embrulhos. O distribuidor de sempre prometeu entrega para sexta. A dona ligou para outros dois, e nenhum tinha o cadastro dela. Passou o resto do dia embrulhando presentes com papel kraft e barbante, explicando o improviso a cada cliente.
Falta de estoque raramente nasce no dia em que aparece. Costuma vir de compras feitas sem método meses antes e de uma relação com fornecedores que só funciona enquanto nada dá errado. Os seis erros abaixo aparecem com frequência em pequenas e médias empresas, e todos têm conserto barato.
1. Comprar de quem atende o telefone
Muita PME escolhe fornecedor pela conveniência: quem passou na loja, quem o contador indicou, quem respondeu primeiro no WhatsApp. Funciona até o dia em que o pedido atrasa e não existe plano B. O antídoto é um cadastro simples, numa planilha mesmo, com razão social, CNPJ, contato, prazo médio de entrega, condições de pagamento e um histórico curto de problemas.
Antes de fechar o primeiro pedido, consulte o CNPJ no serviço gratuito da Receita Federal, pelo portal gov.br. A consulta mostra a situação cadastral, o quadro de sócios e administradores e se a empresa é optante pelo Simples Nacional. Um cadastro irregular é um aviso que leva dois minutos para ler.
2. Avaliar o fornecedor só pelo preço
O menor valor da cotação sai caro quando a entrega atrasa, o produto chega fora da especificação ou a troca vira novela. Uma avaliação útil olha para quatro pontos: pontualidade, qualidade, preço e facilidade para resolver problemas. Dar uma nota de 1 a 5 em cada item, a cada trimestre, já basta para separar quem sustenta o negócio de quem só aparece barato na tabela.
3. Cotar uma vez e nunca mais
O vencedor da primeira cotação tende a ficar para sempre, por inércia. Pedir ao menos três orçamentos por ano para os itens que mais pesam nas compras mantém a referência de mercado atualizada.
Negociar envolve também o que vem junto com o preço. Frete, pedido mínimo, prazo de entrega, política de troca e desconto para pagamento antecipado entram na conta. Às vezes o fornecedor não mexe no valor unitário, mas aceita dividir o frete ou reduzir o lote mínimo.
4. Pagar antes de receber
É o erro que mais aperta o caixa e o que menos se vê. Imagine, como exemplo, uma loja que paga os fornecedores em 30 dias, leva outros 30 para vender a mercadoria e recebe as vendas no cartão de forma parcelada. Entre a saída do dinheiro e a volta dele, a empresa banca a operação com recursos próprios ou com cheque especial.
Ciclo de caixa é o nome técnico desse intervalo, o tempo que separa o pagamento ao fornecedor do recebimento do cliente. Quanto mais perto o prazo de pagamento ficar do prazo de recebimento, menos capital de giro a empresa precisa ter parado. Por isso, numa negociação, alongar o prazo costuma render mais do que um desconto pequeno. Outra saída é pedir boletos com vencimentos escalonados, alinhados às datas em que a maquininha repassa as vendas.
5. Depender de um único fornecedor
Concentrar compras dá poder de barganha. O risco aparece quando aquele parceiro enfrenta um problema de produção, troca de dono ou muda as condições de uma hora para outra. Para os itens críticos, aqueles sem os quais a loja para, convém manter uma segunda opção com cadastro aberto e fazer um pedido pequeno de vez em quando, para que a porta continue aberta no dia em que for necessária.
Para quem está montando esse controle do zero, vale ler também um guia sobre como gerenciar fornecedores numa PME, que complementa os pontos desta lista.
6. Combinar tudo de boca
Acordo verbal resolve a pressa e complica qualquer divergência. Prazo de entrega, preço, reajuste, multa por atraso e condições de devolução precisam estar por escrito, seja num contrato formal, seja num pedido de compra confirmado por e-mail.
A nota fiscal fecha o ciclo. Sem ela, a empresa não comprova a origem da mercadoria, tem dificuldade para trocar um produto com defeito e fica exposta numa fiscalização. Quem recebe a mercadoria deve conferir, no ato da entrega, se a nota bate com o pedido em quantidade, preço e descrição.
Uma hora por mês resolve boa parte
Nada disso exige sistema caro. Reserve um horário fixo no mês, de preferência antes das datas fortes do comércio, e repasse uma lista curta:
- conferir o estoque dos itens críticos e o prazo de reposição de cada um;
- atualizar as notas de pontualidade e qualidade de cada fornecedor;
- comparar as datas de vencimento dos boletos com as datas de recebimento das vendas;
- pedir uma cotação nova para pelo menos um item importante;
- verificar se algum contrato ou condição combinada vence nos dois meses seguintes.
Com essa revisão em dia, o pedido da fita de cetim sai quando o rolo ainda está pela metade, bem antes de a fila dobrar a esquina.
